7 ações para obter o seu certificado de forma mais rápida
1 - Comunique todas as alterações antes da auditoria
Para que as auditorias decorram da melhor forma possível, os auditores preparam as auditorias previamente, com base na informação que foi transmitida pela Entidade candidata à certificação.
Se o candidato não comunicar toda a informação necessária ou não comunicar alterações relevantes que tenham decorrido desde a última auditoria, o auditor vai ter de validar se é possível considerar as alterações e quais os impactos que terão na certificação. Essa análise pode não ser possível no momento da auditoria e o fluxo do processo de certificação pode ser interrompido enquanto é levada a cabo a análise.
Se todas as alterações foram comunicadas anteriormente à auditoria, a análise do impacto das mesmas já foi realizada antes da auditoria e o processo de certificação decorrerá, sem interrupções após a auditoria.
2 - Garanta que no final da auditoria possui os resultados
As auditorias têm como objetivo avaliar a conformidade da entidade candidata, face à certificação que se propõe. Com esse objetivo, ao longo da auditoria o auditor deverá reportar à Entidade os pontos conformes e os pontos que necessitam de melhorias.
No final da auditoria, o auditor deve apresentar os resultados da auditoria e as Não Conformidades detetadas.
O auditor deve redigir e apresentar por escrito as Não Conformidade no final da auditoria.
Esta prática que é adotada pela NATURALFA permite à Entidade auditada começar de imediato a resolver as Não Conformidades.
3 - Esclareça todas as suas dúvidas com o auditor
O facto das Não Conformidades serem escritas e lidas pelo auditor no final da auditoria, permite à entidade auditada avaliar se concorda e entende todas as constatações.
O auditado tem neste momento possibilidade de esclarecer com o auditor alguma constatação com a qual não concorde. Nestes casos, o auditor deve rever a Não Conformidade ou explicar a mesma e de que forma a situação detetada não está de acordo com os critérios de auditoria.
Auditor e auditado devem concordar com a redação final das constatações. O auditado deve estar completamente esclarecido sobre o motivo da Não Conformidade, o requisito em falha, possíveis opções de resolução da mesma e a evidência que deve apresentar como comprovativo de correção.
4 - Corrija todas as falhas e junte as evidências
A Entidade deve resolver todas as Não Conformidades ou pelo menos, o nível mínimo, de acordo com a exigência de cada certificação.
As evidências que comprovam a correção das Não conformidades podem ser recolhidas, documentalmente e/ou por fotografias e enviadas dessa forma para o Organismo de Certificação.
Pode utilizar um Plano de Ações Corretivas (PAC) para organizar e documentar as correções e ações corretivas. Os Planos de Ações corretivas ajudam a identificar as causas das Não Conformidades e a definir estratégias para a sua resolução. Os Planos de Ações Corretivas devem ser enviados para o Organismo de Certificação.
5 - Envie todas as evidências de uma vez e claramente identificadas
Se possuir 5 Não Conformidades, junte a correção de todas as 5 Não Conformidade e só após esse passo, envie todas em conjunto para o Organismo de Certificação.
Desta forma, evitará o efeito “ping pong”, pois se não enviar as evidências completas, o Organismo de certificação vai avaliar as suas respostas, mas vai detetar que estão incompletas. Neste caso, o Organismo de Cerificação vai solicitar mais informação e esta troca de informação vai aumentar o tempo de análise do processo de certificação.
Muito importante é também associar os ficheiros que envia ao n.º da Não Conformidade ou aos requisitos da norma/certificação que se encontram identificados no Relatório de Avaliação (por ex. NC1; NC2; …)
6 - Certifique-se de que está a utilizar o meio mais rápido
Por email ou através de uma aplicação, garanta que a resposta às Não Conformidades (Plano de Ações Corretivas) vai para o destino mais rápido e direto. Este cuidado pode diminuir consideravelmente o tempo de resposta e emissão do certificado.
No caso da NATURALFA, possuímos um email destinado exclusivamente para receber este tipo de informação. Este email é gerido de forma a redirecionar a informação para o auditor que vai analisar o Plano de Ações Corretivas. Com esta gestão conseguimos reduzir consideravelmente o tempo de conclusão do processo.
7 - Escolha a NATURALFA
A NATURALFA há muito que se destaca por ser o Organismo de Certificação mais rápido a analisar e emitir certificados.
Isto é possível por possuirmos procedimentos internos muito organizados e eficientes que permitem sermos mais produtivos.
Por outro lado, todo o processo é desenvolvido dentro da NATURALFA e com os nossos recursos internos, o que evita termos de recorrer a terceiros para concluir o processo de certificação.
